智慧檔案庫房基本功能初探

  一、檔案安全的內涵 

  檔案安全包括檔案實體安全和檔案信息安全兩個方面。檔 案實體安全是指承載檔案信息的各種載體不受損壞、破壞或丟 失，盡量延長檔案的壽命，檔案安全可用。檔案信息安全是指 檔案信息內容完整、可控，未被破壞或未被非法知曉、使用。 在檔案實體安全方面，一是資源安全，要對檔案從收集歸檔到 鑒定銷毀全過程進行管理，轉變入庫管理的思維，從源頭保障 檔案資源安全。二是保管環(huán)境安全，隨著全國檔案設施升級提 升，需要通過“大云物移智鏈”等信息化技術進行智慧化管 理，建立全方位智能管理庫房。在檔案信息安全方面，電子文 件已有逐漸代替紙質文件趨勢，成為檔案主體，需要確保檔案 有關信息系統(tǒng)的環(huán)境與設備安全、網絡安全、系統(tǒng)安全、數據 安全和數據載體安全等，從而保證電子檔案的真實、可靠、完 整、可用。智慧檔案安全體系是智慧檔案體系的基礎，是智慧 檔案體系高效、穩(wěn)定運行的保障，直接影響著智慧檔案作用的 發(fā)揮。檔案安全體系是為維護檔案安全、確保檔案資源不受損 壞而建立起來的保障體系，要堅持“安全第一、預防為主”的 檔案安全工作方針，確保檔案實體安全和信息安全。

  二、目前存在的問題 

  檔案庫房應滿足防火、防盜、防高溫、防潮防水、防光、 防塵、防有害生物（蟲、鼠）、防有害氣體等“八防”功能， 檔案業(yè)務技術用房應配備容災備份、應急電源、CAD繪圖儀、 工程圖紙復印機、縮微機等設備。傳統(tǒng)的庫房管理比較落后， 檔案裝具及“八防”設備都已無法與信息化時代相適應。檔案 裝具使用無法移動的檔案柜，占用面積大，在辦公用房緊張的 情況下影響檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展，或使用手搖式密集架，檔案取 用費時費力。防火使用普通滅火器，防盜使用木質門及機械鑰 匙，防高溫使用家用空調，防潮使用除濕機，防光使用防光窗 簾，其他防護措施幾乎沒有。智能庫房開始采用智能設備以提 升庫房管理效率，但仍然存在不容忽視的問題。一是現(xiàn)有檔案 庫房管理系統(tǒng)多使用在局域網，使用不方便，隨著移動互聯(lián)網 的普及，檔案管理人員需要通過多端擴展訪問，隨時隨地的對 庫房進行遠程管理。二是設備（消防、燈光、溫濕度、門禁） 服務器均獨立運行，無法由一個主服務器同時控制，缺少有針 對性的遠程控制、自動預警等功能，各系統(tǒng)產生的數據，由于 未能打通數據通路，在業(yè)務協(xié)同方面，產生了信息孤島，降低 了信息的使用效率。三是智能設備經常出現(xiàn)故障，無法統(tǒng)計分 析是設備自身因素還是環(huán)境影響，不利于今后設備運維。四是 空調、加濕除濕機等設備常年開放，無法按照周邊的情況實時 調整溫濕度設置，從而導致能耗較高，不符合節(jié)能環(huán)保的基本 要求。

  三、智慧庫房基本功能 

  智慧檔案庫房建設，應是構建深度交互、開放共享、廣 泛互聯(lián)的泛在庫房物聯(lián)網，實現(xiàn)物與物、人與物、人與人的全 面互聯(lián)、深度感知；以需求為導向提供人性化服務應用，滿足 各類人員的差異化服務需求，系統(tǒng)性地為實體檔案的整個生 命周期提供智能化和流程化的輔助管理，全面提供庫房管理的 “智慧”服務。通過“大云物移智鏈”等技術全面開展人員、 檔案、庫房環(huán)境、設備等實體檔案管理過程中相關因素的全過 程管理，并通過大數據、人工智能等技術深度挖掘數據價值， 識別潛在隱患并及時解決，并為優(yōu)化庫房運行成本、后期設備 選型、節(jié)能改造、庫房擴容等方面提供決策參考。 （一）人員管理。目前庫房人員管理仍停留在線下，操 作及管理較不嚴格。智慧檔案庫房人員管理，一是要全面梳理 人員在庫房內的工作流程，將各類制度要求的流程固化在系統(tǒng) 中，實現(xiàn)檔案管理、庫房巡檢、維修等與庫房有關的操作全面 實現(xiàn)線上操作，并將操作與視頻監(jiān)控、門禁及RFID設備等狀態(tài) 聯(lián)動，實現(xiàn)檔案絕對安全。二是對未處理工作及定期工作進行 待辦提醒，確保工作的閉環(huán)處理。三是設置人員通訊錄，檔案 人員入職資質審核、工作履歷、獲得榮譽、離職工作移交審核 進行全過程管理，確保工作合規(guī)性。 （二）實體檔案管理。目前實體檔案管理仍停留在人工 管理階段，檔案數量龐大管理不易，容易造成檔案數量、質量 臺賬不清晰等情況。智慧檔案庫房通過研究實體檔案全生命周 期管理，利用物聯(lián)網和RFID、二維碼等技術實現(xiàn)館藏檔案的移 交、消毒、上架、盤點、利用、鑒定、銷毀等全生命周期管理， 實現(xiàn)檔案與密集架的一一對應，定期提醒檔案的盤點、消毒、鑒 定等工作，明確各方職責，把檔案管理流程固化到系統(tǒng)中。 （三）庫房環(huán)境管理。1.防火。智慧檔案庫房應具備 火災預警功能，利用紅外熱成像裝置等設備，全面覆蓋庫房 區(qū)域，設定溫度閾值，在線路老化、設備故障等情況下提前 預警溫度異常情況，及時通知檔案人員及消防人員排查消防 隱患，從而保證庫房安全。2.防盜。視頻監(jiān)控實現(xiàn)庫房全覆 蓋，門禁實現(xiàn)人臉、指紋、密碼三重防護并有遠程授權開門功能，門禁開門自動關聯(lián)截取固定時長視頻進行保存，確 保入庫工作合規(guī)高效。結合RFID技術確保檔案出入合規(guī)，未 經過審核的檔案出入庫將有系統(tǒng)報警及現(xiàn)場聲光報警，保證 檔案安全。3.防高溫、防潮。監(jiān)測樓宇溫濕度、室外溫濕度 與庫房溫濕度差距，合理設置庫房溫濕度范圍，降低能耗。 監(jiān)測庫房各類設備能耗情況，進行同一時間不同庫房、同一 庫房不同時間之間能耗對比，用于分析能耗規(guī)律，從而采取 措施降低能耗。4.防有害氣體。采用空氣質量檢測裝置進行 庫房內外環(huán)境監(jiān)測，對比庫房有害氣體成分，進行針對性 的空氣清潔，利用空氣凈化器、消毒機等形式進行凈化。 （四）設備管理。設備采購、運行、巡檢、維修、報廢等 過程全生命周期管理。通過遠程巡檢與現(xiàn)場巡檢相結合方式進 行設備狀態(tài)檢測，提高問題發(fā)現(xiàn)效率，減少人員出入庫次數， 從而減輕檔案人員負擔并且保證庫房環(huán)境穩(wěn)定。構建庫房設備 接口管理，實現(xiàn)各類硬件的通信訊號和故障指示及網絡狀況的 統(tǒng)一監(jiān)控，確保設備正常在線。 （五）智能輔助決策。通過收集庫房各類數據，設計各 類專題場景，為領導及檔案人員提供輔助決策。設備管理專題 包括設備故障率分析、設備狀態(tài)分析、設備維修成本分析等， 環(huán)境管理專題包括庫房容量使用年限分析、庫房出入庫頻率分 析、報警分析等，檔案管理分析包括檔案門類數量對比分析、 增長率分析、利用率分析等，人員管理專題包括人員流動分 析、人員管理水平分析等。 （六）全網互聯(lián)。一是與相關業(yè)務系統(tǒng)互聯(lián)。與OA、短信 平臺等系統(tǒng)集成，實現(xiàn)預警消息短信推送、待辦消息提醒等功 能。二是與移動互聯(lián)網互聯(lián)，通過移動作業(yè)平臺等方式，采用 手持移動終端隨時隨地全面監(jiān)測各庫房運行情況，相關巡檢記 錄視頻隨時上傳庫房管理系統(tǒng)，提高工作時效性便捷性。