測(cè)繪檔案庫(kù)房管理現(xiàn)狀及問(wèn)題（二）“可視化程度低”

  未能將測(cè)繪檔案庫(kù)房的結(jié)構(gòu)信息、檔案密集架檔案實(shí)體存放的具體柜架和單元格位置等信息納入到檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，除了庫(kù)房管理人員外，其他人員很難了解庫(kù)房的布局和結(jié)構(gòu)。查找檔案時(shí)，雖然一部分實(shí)體可以依據(jù)密集架上貼有的內(nèi)容標(biāo)簽來(lái)定位，但效率較低。有些實(shí)體檔案甚至都沒(méi)有內(nèi)容標(biāo)簽提示，僅依靠庫(kù)房管理人員的個(gè)人記憶或查詢相應(yīng)記錄來(lái)判斷。

  測(cè)繪檔案多為涉密性質(zhì)，不僅包含了 大量秘密檔案，如1:5000、1:10000等紙質(zhì) 地形圖，還包含大地測(cè)量控制點(diǎn)、1:50000 紙質(zhì)地形圖等機(jī)密檔案。這些檔案資料的出入庫(kù)有嚴(yán)格的流程，以紙質(zhì)地形圖的“出”（利用）為例。出庫(kù)時(shí)，工作人員根據(jù)利用清單人工逐幅去密集架上抽取地形圖并集中放置，然后由兩名工作人員逐幅圖與 利用清單進(jìn)行核對(duì)，最后由領(lǐng)用人員核對(duì)確認(rèn)，確保不能出錯(cuò)。這樣依賴于人工層層把關(guān)，是在過(guò)去技術(shù)手段未能保障時(shí)的無(wú)奈選擇。但在信息技術(shù)迅速發(fā)展，特別在RFID 技術(shù)已經(jīng)發(fā)展成熟并廣泛應(yīng)用的今天，過(guò)度依賴于人工管理已經(jīng)不合時(shí)宜， 效率低下的同時(shí)也并不能完全杜絕泄密的風(fēng)險(xiǎn)。